Como redigir a ata de reunião de Condomínio

Que tal ficar por dentro de tudo que precisa para redigir uma ata de assembleia ou reunião do Condomínio? É isso que queremos explicar, com todas as particularidades, neste artigo.

A ata é aquele documento que reúne tudo o que foi deliberado durante a reunião de assembleia. Ela tem uma grande importância no Condomínio, pois irá validar todas as ações do(a) Síndico, e também será o registro de tudo o que foi definido nas assembleias.

O documento deve conter as informações importantes sobre a reunião, as deliberações e as tarefas de cada um. Deve ser escrita numa linguagem informal, sem o uso de adjetivos.

A tarefa de redigir a ata é realizada pelo secretário da mesa da assembleia. Porém, é fundamental que todo(a) Síndico(a) saiba como fazer este documento, Criar a ata pode parecer algo simples, mas existem alguns passos básicos para que o documento tenha validade.

Bom, vamos detalhar um pouco mais a respeito deste documento a partir de agora:

Redigindo a ata de Condomínio

Para começar, é necessário estar ciente de todas as normas da reunião do Condomínio. Ter um modelo pré-pronto é muito útil. Algumas informações são sempre repetidas nas atas, e um modelo ajudará a agilizar o trabalho. A precisa ter as seguintes informações:

• O nome do Condomínio
• Qual tipo de reunião – se é ordinária, extraordinária, etc
• Data, hora e lugar
• Nome do presidente ou responsável pela reunião e do secretário ou de seus substitutos
• Lista de “presentes” e “ausentes” – precisa também indicar o quórum presente, possibilitando ou não as votações.
• Espaço para assinatura – O responsável pela ata sempre assinará o documento. Porém, dependendo do Condomínio, uma assinatura extra pode ser exigida após o documento ser aprovado.
• Resumo das discussões – Caso seja solicitado, a ata poderá conter resumidamente tudo o que foi debatido no encontro.

Depois da assembleia ou reunião, o documento deverá ser lido para todos os presentes, que deverão aprová-la e assiná-la. Após isso, o(a) Síndico, pode disponibilizar o documento nas áreas comuns do Condomínio e enviar uma cópia para cada Morador(a), para que todos fiquem cientes do que foi decidido no encontro. Essa distribuição pode ser feito tanto por correspondência, como mesmo através da internet.

A Lei dos Condomínios (4591/64) determinava antigamente que a distribuição da cópia da Ata aos(às) Moradores(as) fosse feita em um prazo de até 08 dias. Mas com o Novo Código Civil, que atualizou a legislação, isto não é mais uma obrigação.

Portanto, o que regulamenta este prazo é a convenção do Condomínio. Caso ela não trate do assunto, recomenda-se respeitar o prazo estipulado pela Lei 4591/64. Não entregar o documento em um período razoável, pode comprometer a transparência da gestão, gerando insatisfação dos(as) Moradores(as).

Não é obrigatório também que a ata seja registrada em cartório, somente caso isso seja uma exigência contida na convenção. Se as decisões nela aprovadas passaram pelo quorum e pelos procedimentos corretos, o documento terá valor legal para os(as) Moradores.

Livro de atas

Depois de pronta, a ata deve ser mantida no Livro de Atas. Essa medida ajudará a manter seguro o documento, evitando que se perca ou se misture entre a grande quantidade de papéis gerados pela administração do Condomínio.

A ata deve ser mantida no Livro de Atas do Condomínio por no mínimo cinco anos. Pode ficar sob responsabilidade da administradora ou do(a) Síndico(a). E deve estar a disposição de qualquer Morador(a) que queria consultá-la, como qualquer outro documento do Condomínio.

Documento digital

A ata do Condomínio pode ser digitalizada. Porém, ela precisa estar assinada pelo presidente da mesa e pelo secretário, e anexada ao Livro de Atas. Guardar os documentos em um ambiente digital pode ajudar bastante na organização .

Mas há que verificar nas normas internas se é possível usar a tecnologia. Algumas convenções de Condomínios não aceitam que o documento seja desenvolvido digitalmente, exigindo que a ata seja escrita manualmente.