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04/09/2019

Como fazer a convocação para a assembleia

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Um dos deveres do(a) Síndico(a) é realizar anualmente a convocação para a assembleia de Condomínio. É o momento em que os(as) Moradores(as) podem ficar por dentro de assuntos de seus interesses, como as despesas do Condomínio, possíveis reajustes nas taxas, entre outras questões.

Ao fazer a convocação para a assembleia de Condomínio, o(a) Síndico(a) deve seguir alguns passos fundamentais. Um deles é deixar todos(as) Moradores(as) informados(as) sobre o encontro.

De acordo com o artigo 1.354 do CCB, “ A assembleia não poderá deliberar se todos condôminos não forem convocados para a reunião. “.

Essa convocação precisa ser feita como determina a convenção do Condomínio. Do contrário, todas as decisões tomadas pelos(as) Moradores(as) podem acabar judicialmente inválidas.

Confira quais são os passos que o(a) Síndico(a) precisa dar ao fazer a convocação para a assembleia:

Elaborar o Edital de Convocação para Assembléia

 

Esse é um documento obrigatório que deve ser elaborado pelo(a) Síndico(a) para convocar os(as) Moradores(as) para a assembleia. O edital precisa trazer especificados os assuntos que farão parte da pauta do encontro, para que sejam do conhecimento de todos(as).

Depois de pronto, o edital de convocação deve ficar exposto em local de ampla circulação no Condomínio. Enviar uma notificação para cada unidade, se possível, também é uma boa medida para informar os(as) Moradores(as) da reunião.

É bastante comum o(a) Síndico(a) ser questionado administrativamente e até juridicamente por Moradores(as) que se sentem prejudicados pelas deliberações. E este questionamento acontece só porque esses(as) Moradores(as) não foram comunicados(as) da realização da reunião.

Além das questões legais para a assembleia de Condomínio, há algumas estratégias que podem ser adotadas pelo(a) Síndico(a) para conferir legitimidade e eficiência à reunião. Quando existem inquilinos no apartamento, por exemplo, o proprietário deverá receber a convocação com antecedência. Também é importante que o gestor esteja disponível para os(as) Moradores(as) e deixe claro a importância da participação de todos.

Em reunião

 

No início da reunião, o primeiro movimento é a escolha do(a) Presidente da mesa. Este é um passo importante para o sucesso do evento. O ideal é que o(a) presidente seja uma pessoa que tenha uma opinião neutra, principalmente quando assuntos polêmicos forem abordados. Ele(ela) também precisará saber como conduzir a reunião, e se posicionar de maneira correta na mediação de conflitos ou discussões que não contribuem para o debate.

O(a) Síndico(a) não costuma ser a pessoa indicada para presidir ou secretariar a reunião de assembleia. Escolhendo outro(a) candidato(a), se evita questionamentos sobre a influência nas decisões e nos votos. O(a) presidente será eleito pela própria assembleia, que deve se lembrar previamente de alguma situação que possa comprometer sua imparcialidade.

Determinado o(a) presidente, ele(ela) terá algumas funções:

  • Verificar a pauta do dia;
  • Verificar a lista de presentes;
  • Verificar a validade das procurações;
  • Avaliar se os presentes estão aptos a participarem. Pois só podem votar e participar das reuniões aqueles que estiverem com as taxas condominiais em dia;
  • Escolher um(a) secretário(a) para ajudá-lo a redigir a ata.
  • Conduzir cada tópico em ritmo adequado e manter a objetividade.

Ele(ela) não deve limitar a participação dos(as) Moradores(as), pois é isso que confere legitimidade para a reunião. Basta ter cuidado para que a discussão se atenha aos assuntos especificados, já que a deliberação de pontos alheios ao edital de convocação pode levar à nulidade da decisão.

Conduzindo o evento

 

Quando a assembleia é bem organizada, ela conseguirá cumprir com os objetivos propostos. Para que isso ocorra, uma boa condução é a melhor maneira de manter os presentes focados nos temas em discussão e evitar a dispersão, tornando a reunião mais produtiva.

Também deve-se observar o horário de início da assembleia. Isto demonstra respeito com aqueles(as) Moradores(as) que são pontuais.

O(a) Presidente da mesa é o(a) responsável por manter a organização do debate. Ele(a) deve prezar pela ordem, contornar casos de desvio de conduta e reconduzir os temas caso comece a fugir do foco. É ele(a) também que deve regular o tempo de discussão, a abertura para sugestões e o andamento dos temas. Normalmente os assuntos mais polêmicos acabam ficando para o final da reunião, quando poderão ser debatidos sem interferências.

Finalizando a reunião

 

A reunião pode ser encerrada a qualquer momento. Mesmo que não tenham sido debatidos todos os itens previstos para a pauta. Quando isto acontece, os temas que ficaram para trás deverão ser abordados na próxima assembleia.

Outra parte importante é a elaboração da ata. Ela precisa ser feita ao fim do encontro e precisa trazer da forma mais clara e objetiva o registro de tudo que foi debatido na reunião. A ata também deve respeitar a sequência dos acontecimentos para conhecimento dos(as) Moradores(as).

É responsabilidade do(a) Síndico(a) informar o que ficou definido na assembleia para que todos tenham o conhecimento. Portanto uma cópia da ata deve ser enviada à todos os(as) Moradores(as), num prazo de até oito dias após a realização da assembleia.

Ela também deve estar no Livro de Atas do Condomínio por pelo menos 5 anos. Como qualquer documento do Condomínio, precisa estar sempre a disposição dos(as) Moradores(as) que quiserem consultá-la.

Esperamos que este texto tenha ajudado você a entender um pouco mais sobre as assembleias de Condomínios. Pois são elas o momento ideal para que os(as) Moradores(as) possam definir prioridades e quais caminhos seguir. Bom trabalho!

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