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28/08/2019

Como definir a pauta da assembleia?

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É dia de reunião do Condomínio. O(a) Síndico(a) está empolgado em debater diversos temas de relevância para o Condomínio. Inclusive espera que após a reunião já estejam definidos os encaminhamentos com os votos. Porém, chega a hora ‘H’, e a assembléia não tem o quórum suficiente.

Decepcionado, o Síndico tenta entender o porquê da ausência dos Moradores, sendo que os temas propostos eram de interesse de todos. Mas será que a escolha dos assuntos realmente foi a mais apropriada? Será que foram as pautas propostas que acabaram “afastando” os moradores da reunião?

A escolha das pautas é crucial para realizar com sucesso uma assembleia no Condomínio. Muitas vezes, a ausência dos Moradores se dá por desinteresse nos assuntos, por entenderem que a reunião pode se estender também por falta de tempo.

Atraindo os(as) Moradores(as)

 

Para atrair o quórum necessário e o encontro acontecer como manda o figurino, é preciso ser bem criterioso na escolha das pautas. Elas precisam ser claras, relevantes, necessárias e não muito extensas.

A quantidade dos assuntos propostos também é um fator determinante. O recomendado é que não ultrapasse quatro pautas por assembleia, para evitar que a reunião se estenda demais. Procure escolher assuntos e controlar a assembleia para que tenha no máximo duas horas de duração. Este é um tempo suficiente para prestar esclarecimentos e tomar decisões.

Sem assuntos gerais

 

Em alguns casos, a assembleia perde o foco quando chega ao item assuntos gerais. Questões antigas ou pequenas ocorrências rotineiras acabam ganhando espaço. Os assuntos gerais em assembleia, além de darem margem para anulação de decisões tomadas, abrem espaço para debates desnecessários de temas não pertinentes à reunião.

Priorizar os temas da pauta

 

Acaba que muitas vezes um(a) morador(a) pode aproveitar o momento da assembleia para trazer à tona algum assunto de seu interesse pessoal. Esse tema pode ser um vazamento hidráulico do apartamento de algum vizinho, um incômodo com um animal de estimação, ou mesmo acusar determinada unidade de não respeitar o horário de silêncio. Claro que estes assuntos têm importância, mas devem ser debatidos nos momentos certo.

Para garantir uma assembleia produtiva, e com bons resultados, é fundamental priorizar aqueles temas que foram escolhidos para a pauta. Isso pode evitar que o encontro fique desgastante, ocasionando um esvaziamento desnecessário. As reclamações e questões rotineiras podem ser incluídas, seguindo um modelo de ata de reunião de Condomínio, para serem sanadas ou debatidas em outro momento.

Do interesse de todos

 

As assembleias existem justamente para discutir e deliberar assuntos de interesse de toda a coletividade condominial. Como por exemplo, eleição de Síndico(a) e da comissão fiscal. Inclusive para aprovação das contas, previsão orçamentária ou outros assuntos financeiros, é fundamental contar com a presença do maior número de Moradores(as). Até porque as decisões sobre estes temas afetam o bolso de todos.

Também é muito importante antes assembléia que o(a) Síndico(a) faça uma reunião com o seu conselho e a administradora, deixando claro cada item da pauta. É muito ruim para o(a) Síndico(a) se o próprio conselho estiver por fora dos assuntos a serem tratados.

Os(as) Moradores(as) também precisam estar preparados para a reunião. Se o assunto escolhido for previsão orçamentária, por exemplo, ele deve constar na convocação e ser enviada a todos. Desta forma, não haverá reclamações sobre o tema tratado.

A ordem dos assuntos tratados deve estar de acordo com a relação disponibilizada pelo edital de convocação distribuído aos(as) Moradores(as) e exposto nas áreas comuns do Condomínio. Um limite de tempo para cada tópico pode ser estipulado em conjunto antes de começar o debate. Um organograma detalhado e a definição dos itens para o debate tornará a reunião mais rápida e objetiva.

Tudo no seu tempo

 

 

Um aspecto que deve ser evitado é atravessar um assunto que não está em pauta no momento. Mesmo esteja previsto para o encontro, é preciso aguardar a vez e tratar o tema na ordem planejada pelo organograma.

Algo que também deve ser levado em conta é a organização dos materiais e documentos que serão apresentados. Também é preciso providenciar a cópia da Convenção e do Regulamento Interno. Se possível, o uso de projetores será de bom proveito para exibir os documentos com clareza a todos os(as) Moradores(as).

Depois do fim

 

Vale lembrar que a assembleia não acaba quando o evento se encerra. O(a) Síndico(a) e a mesa mediadora devem fazer uma análise pós-reunião, abordando aqueles assuntos da pauta e para garantir que nada ficou para trás.

Rever as decisões, atribuir as eventuais responsabilidades e formalizar tudo na ata faz parte deste processo do pós-reunião. Não há a necessidade de nada muito sofisticado, mas é importante fazer uma avaliação que atenda o que foi estipulado pela maioria.

Organizar uma reunião produtiva pode dar um certo trabalho, mas com certeza também gerará grandes resultados.Trata-se de um desafio que pode ser encarado com a ajuda de algumas pequenas estratégias. E a escolha dos assuntos da assembleia já é um primeiro passo.

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