Por que é preciso declarar a RAIS do Condomínio

A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é uma obrigação de todos os empregadores que tiveram CNPJ ativo durante o ano de 2019, o que inclui Condomínios.

Essa Relação Anual tem como objetivo o controle de atividades trabalhistas, elaboração de dados estatísticos e disponibilização de informações às entidades governamentais. A declaração deve ser realizada através da internet por meio do programa gerador de arquivos da RAIS e do programa transmissor de arquivos.

Caso não seja possível transmitir as informações pela internet, elas precisam ser levadas aos órgãos regionais do Ministério do Trabalho, entidade responsável pela consolidação destes dados.

O prazo oficial de entrega deve ser atualizado no site oficial. Não entregar a declaração no período indicado pode acarretar multas que vão desde R$ 400,00 a R$ 40.000,00 conforme previsto no Art. 25 da Lei nº 7.998.

Para os Condomínios que não têm funcionários registrados no seu CNPJ, aqueles que só terceirizam os serviços, deve ser feito uma declaração da RAIS negativa. É importante imprimir o comprovante de entrega do envio da declaração. No site da RAIS podem ser feitas declarações atrasadas e tirar possíveis dúvidas na cartilha elaborada pelo Ministério.

Como preencher o RAIS na internet?

Informações

É necessário saber em que situação o Condomínio se encaixa para preencher a declaração corretamente. As situações possíveis são:

Declaração SEM vínculos empregatícios

Se o Condomínio tiver passado o ano-base sem gerar nenhum vínculo, é preciso preencher a declaração de RAIS negativa.

Declaração COM vínculos empregatícios

A maioria dos Condomínios fazem parte desta situação. Para realizar esta declaração, é preciso baixar o GDRAIS 2020 e usar as funções “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração”.

Encerramento de atividades

Se o Condomínio encerrou sua operação, a declaração deverá ser feita através do GDRAIS 2020, informando a data de encerramento e desligamento dos funcionários.

Para ajudar na hora de preencher, é interessante ter nas mãos alguns dados sobre o condomínio e também sobre os funcionários. São eles:

• CNPJ
• Cidade onde o Condomínio está localizado
• Quantidade de funcionários
• CPF dos funcionários
• Cargos
• Salários
• Tipos de ligação com a empresa

Anos anteriores

Se a RAIS não foi preenchida pelo Condomínio nos anos anteriores, é possível usar o GDRAIS Genérico para informar qualquer ano entre 1976 e 2017. Essas informações devem ser transmitidas através das funções “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração”.

Certificado digital

Para informar o ano-base atual ou anos anteriores, os Condomínios que possuem mais de onze vínculos empregatícios devem transmitir a declaração utilizando um certificado digital válido.

Comprovação

Depois de preencher e transmitir as informações, um recibo será gerado na opção “impressão de recibo de entrega” no site da RAIS. Essa é a garantia de que a declaração foi preenchida e entregue de forma correta.

A RAIS negativa

Para evitar multas ou transtornos, as empresas inscritas no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, mesmo as que permaneceram inativas ou aquelas que não mantiveram empregado no ano-base, devem entregar a RAIS negativa 2020.

Para isso, é preciso acessar o site da RAIS e preencher o formulário específico, feito para essas ocasiões.

Nele, todas as informações solicitadas devem ser preenchidas corretamente para evitar problemas.

O que vai e o que não na RAIS?

A RAIS é uma relação de trabalhadores, então todo aquele que teve, em algum momento, vínculo trabalhista com um estabelecimento, deve estar na relação.

Entram na declaração RAIS:

• Funcionários contratados sob o regime CLT, por pessoa física ou jurídica, mesmo que por tempo determinado e ainda que a título de experiência;
• Servidores das esferas federal, estadual ou municipal, da administração direta ou indireta, e também as fundações;
• Os trabalhadores que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem vínculo empregatício e que contam com a intermediação obrigatória do órgão gestor de mão-de-obra;
• Os empregados pelos cartórios extrajudiciais;
• Os trabalhadores temporários e os com contrato por tempo determinado, regidos por lei federal, estadual ou municipal;
• Os diretores sem vínculo empregatício, para os quais a empresa tenha optado pelo recolhimento do FGTS;
• Os servidores públicos não efetivos;
• Os trabalhadores rurais;
• Os menores-aprendizes;
• Os servidores e trabalhadores licenciados, por qualquer motivo;
• Os servidores e trabalhadores cedidos;
• Os dirigentes sindicais (o gestor precisa, inclusive, declarar o valor das contribuições sindicais patronais pagas no período);
• Os aposentados por invalidez não precisam ser relacionados na RAIS, já que estes não podem ser novamente contratados, a não ser que seja cessada sua incapacidade.

Caso os aposentados por idade, por tempo de contribuição ou com aposentadoria especial continuem trabalhando, precisam ser relacionados como os outros empregados.

Não devem ser listados na RAIS:

• Diretores sem vínculo empregatício e que não recolham FGTS;
• Trabalhadores autônomos;
• Trabalhadores eventuais;
• Ocupantes de cargos eletivos (como governadores, prefeitos, deputados, vereadores e conselheiros tutelares), desde que não tenham optado por receber os vencimentos dos seus empregos de origem (nesse caso, devem ser listados pelo empregador);
• Estagiários;
• Empregados domésticos;
• Cooperados ou cooperativados;
• Para a relação completa, inclusive com citação da legislação de cada um desses tipos de contrato, vale conferir o manual disponibilizado pelo Governo Federal sobre a RAIS.