A certificação digital para os Condomínios

Você sabia que a certificação digital do Condomínio é obrigatória desde 2013? Não? Mas não se preocupe. Apesar da obrigatoriedade, muitos(as) Síndicos(as) ainda não tem o domínio do assunto. Por causa dessas dúvidas, hoje trouxemos um artigo explicando todos os detalhes sobre o tema.

Certificação digital: o que é?

A certificação digital é um documento eletrônico usado tanto por empresas, Condomínios e pessoas físicas para comprovar quem está executando uma ação virtual. É uma identificação virtual, a partir da qual é possível realizar diversos serviços sem a necessidade de estar presente fisicamente.

A certificação serve para agilizar processos, reduz custos e também promover a sustentabilidade, pois reduz bastante o uso de papel. O certificado digital confere autenticidade, confidencialidade e integridade das informações transmitidas em operações realizadas através dele. Um exemplo disso é a emissão da nota fiscal eletrônica.

Nos Condomínios, o certificado digital funciona para que o(a) Síndico(a) ou administradora tenham acesso ao canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal, e possam enviar dados de seus funcionários, principalmente, informações sobre FGTS, INSS, RAIS e outras questões trabalhistas.

Mesmo que o Condomínio não tenha funcionários, o certificado ainda é de grande importância, pois o usuário de RPA, Recibo de Pagamento de Autônomos, deve utilizar o “Conectividade Social” para enviar os dados.

Caso o Condomínio não possua ainda a certificação digital, a administração não poderá encaminhar informações exigidas pela Receita Federal, Caixa Econômica Federal e Prefeituras. Nesses casos, o local estará sujeito às multas da Justiça do Trabalho, ou outros processos trabalhistas.

Há custo para obter o certificado?

Há um custo que varia entre R$290 e R$500. A diferença entre os valores se dá por alguns motivos, como a validade da ferramenta, que pode ser de um a três anos, o tipo do certificado, que pode ser cartão inteligente, cartão inteligente e leitora ou token USB.

O cartão inteligente é o tipo recomendado para aqueles Condomínios que já contam com o suporte de uma administradora. Para os gestores que administram sozinhos, a melhor opção pode ser o cartão inteligente e leitora ou token USB.

Como conseguir o certificado digital?

O primeiro passo para obter o certificado digital é o(a) Síndico(a) entrar em contato com alguma das Autoridades Certificadoras (AC) ou Autoridades de Registro (AR) da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas), que é o órgão responsável por regular a certificação digital no país.

É possível ver a lista das das Autoridades Certificadoras no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). A relação do site conta com a Caixa Econômica Federal, SERPRO, Certisign, entre outras entidades.

Depois, com toda a documentação reunida, o(a) Síndico(a) deve comparecer pessoalmente na AR e apresentar os documentos para conseguir a expedição da assinatura eletrônica.

Os documentos necessários para o Condomínio obter o certificado digital são:

• Convenção do Condomínio;
• Cartão de CNPJ do Condomínio;
• Ata de eleição do(a) Síndico(a) atual, devidamente registrada e assinada com firma reconhecida;
• RG e CPF ou CNH da Síndico(a);
• Comprovante de residência do(a) Síndico(a);
• Instituição do Condomínio, disponível através do cartório de imóveis;
• Especificação do Condomínio, documento feito quando a construtora monta o projeto do empreendimento.

O certificado digital só poderá ser omitido se o(a) Síndico(a) estiver atualizado no sistema da Receita Federal. Portanto, é preciso estar atento à questão dessa atualização já na troca de mandato.

Caso o Condomínio tenha sido construído antes de 1964 e não possua convenção, a certificação pode ser feita com a matrícula-mãe do empreendimento.

É preciso renovar o certificado digital?

Sim. O certificado digital precisa ser renovado quando vencer o prazo de validade, quando ocorrer troca de Síndico(a) ou nova eleição. Também precisa de renovação caso o certificado atual seja revogado ou se houver mudanças nas informações contidas na certificação.

Para realizar essa atualização, é necessário entrar em contato com a Autoridade Certificadora. Geralmente o pedido de renovação do documento eletrônico pode ser feito através de e-mail.

Vantagens do certificado digital

Contar com este documento digital otimiza diversos fatores da administração Condominial. Entre eles, agiliza para o(a) Síndico a assinatura de documentos de maneira remota, deixa o Condomínio em dia com a legislação, e possibilita cumprir as obrigações fiscais de forma eletrônica, como a declaração de Imposto de Renda online.

O certificado também deixa mais fácil a conferência das contribuições previdenciárias dos funcionários, garante a segurança das transações do Condomínio, evitando fraudes, e reduz a quantidade de papel gasto em processos burocráticos.