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13/11/2019

O grupo de WhatsApp do Condomínio

Quem hoje não utiliza o aplicativo de mensagens WhatsApp que atire a primeira pedra! Com muita facilidade de comunicação, sem custos e imediato, o app oferece outras funcionalidades que vão além da simples troca de mensagens. Para a maioria dos casos é uma grande mão na roda. Mas será que é interessante usar a ferramenta como um canal de comunicação no Condomínio?

É claro que utilizar essa tecnologia é uma ótima escolha para facilitar toda a comunicação entre Síndicos(as) e Moradores(as). Ela pode ser muito bem empregada para solucionar problemas, agilizar processos, passar informações importantes, etc. Mas quando estamos falando do uso do WhatsApp em grupos do Condomínio, alguns cuidados devem ser adotados.

Por mais moderna que seja, a comunicação via WhatsApp nem sempre é completamente clara e objetiva. É fácil que a “conversa” tome outros caminhos e cause o efeito contrário ao esperado, criando desentendimentos desnecessários entre os usuários.

Para se ter uma ideia, houve casos em que a questão precisou ser resolvida judicialmente. Situações em que um(a) Morador(a) entrou com ação contra outro por algum mal entendido. Vale o(a) Síndico(a) estar sempre atento e usar toda sua habilidade na resolução de conflitos para contornar este tipo de problema.

Mas é claro que isso não é uma regra. Cada Condomínio é um caso diferente. E mais, uma postura séria e bom senso podem ser uma chave para fazer com que o aplicativo funcione como um bom canal de comunicação.

A princípio, o aplicativo é um meio de comunicação informal. Ou seja, através dele não há como fazer algum pedido ou reclamação oficial. Todo o trabalho do(a) Síndico(a) deve estar baseado em solicitações que precisam ser formalizadas.

Geralmente os(as) Síndicos(as) solicitam aos(às) Moradores(as) que formalizem suas reclamações nos registros do Condomínio destinados a este fim. As queixas também podem ser feitas a partir de mensagens escritas, como um documento que prove a manifestação do(a) Morador(a).

Nesses casos de comunicados oficiais, a sugestão pode ser até enviar via e-mail. Pois dessa maneira há a possibilidade armazenar o documento com mais segurança. Ao contrário do WhatsApp, onde as mensagens podem ficar perdidas ou misturadas, e sem a mesma dinâmica na questão de segurança de armazenamento.

A primeira coisa a ser avaliada na criação de um grupo de WhatsApp deve ser a finalidade do canal. É muita coisa que pode ser feita usando o aplicativo, como facilitar a comunicação entre todos(as) Moradores(as) e Síndico(a), avisar sobre movimentos suspeitos, sinalizar ocorrências, entre muitas outras possibilidades.

Depois, quem será o administrador do grupo? Será uma ferramenta “oficial” do Condomínio ou apenas um instrumento para troca de informações entre os(as) Moradores(as)? Se for oficial, precisará ser administrado pelo(a) Síndico(a).

Mas ainda assim, o aplicativo não deve ser o único canal de avisos. Tudo que for relativo às pendências e demandas do Condomínio precisa ser reforçado de outras maneiras, como informativos, e-mails, etc. Também é prudente delimitar o tipo de assunto no grupo. Trata-se de evitar que o espaço se torne uma assembleia para debater temas políticos, religiosos, humor, etc.

Uma proposta funcional

 

 

Os(as) Moradores(as) costumam ser receptivos a essa tecnologia. E aqueles que não se sentem a vontade de participar, acabam saindo do grupo sem maiores problemas. Mas para otimizar a ferramenta como um canal com que disponha da funcionalidade necessária, trouxemos algumas dicas que podem ser aplicadas na utilização do Whats App em Condomínios:

  1. Limite-se aos assuntos de interesse comum aos(às) Moradores(as) e Síndicos(as). Política, religião e futebol, por exemplo, são muito pessoais e só servirão para criar polêmicas ou desentendimentos.
  2. Fotos e áudios podem ser enviados, mas com prudência. Somente se estiverem completamente relacionadas aos temas do grupo. Pode ser foto de um problema estrutural, por exemplo, ou um áudio breve relatando alguma ocorrência no Condomínio. Lembre-se, aquele conteúdo que pareceu interessante ou engraçado para você, pode não ser para ninguém no grupo.
  3. Caso pense em oferecer algum produto ou serviço pelo grupo do Condomínio, verifique com ao administrador (normalmente o(a) Síndico(a)) se a prática é possível via WhatsApp. E faça este questionamento por mensagem privada.
  4. Poder reclamar de algo em grupo é ótimo. Compartilhar as sugestões ou queixas a respeito do Condomínios com o todos pode ser feito, mas não o tempo todo! Quando necessário, faça de forma madura, respeitando horários e os demais participantes.
  5. O grupo de WhatsApp do Condomínio é uma opção que deve ficar sempre de fora daquelas correntes enviadas automaticamente a todos os contatos e grupos. Mensagens ou compartilhamentos como “Bom dia”, “Sextou”, etc, não são informações relevantes para os temas ali propostos.
  6. Cuidado com as Fake News. Principalmente no que diz respeito a segurança. Informar sobre alguma ocorrência criminosa que esteja ocorrendo sem uma comprovação, só serve para espalhar pânico.
  7. Quando achar que há necessidade de compartilhar um assunto polêmico, encaminhe de forma privada primeiramente ao(à) Síndico(a). Ele será a melhor referência para avaliar como a questão pode ser divulgada.
  8. O grupo de WhatsApp não é um chat. Portanto não espere respostas em tempo real.Nem todos os participantes estão online 100% do tempo.
  9. Não faça a fiscalização do Condomínio pelo WhatsApp. Evite ficar registrando irregularidades como vagas de garagem ocupadas equivocadamente, ou qualquer outro tipo de situação neste sentido. Quando ocorrerem, encaminhe o registro e peça providências diretamente ao(à) Síndico(a).
  10. Seja legal! Fale com os participantes no WhatsApp como se estivesse conversando pessoalmente. Não seja intransigente, mantenha o respeito e a boa convivência.

Vale a pena ter o grupo de Whats App no Condomínio?

 

 

Hoje o aplicativo está instalado em 120 milhões de smartphones no Brasil. Portanto a probabilidade de todos os(as) Moradores(as) do Condomínio utilizar o WhatsApp é bem grande. Usando de forma adequada, a ferramenta pode ser um excelente recurso para manter todos informados.

Se a proposta é ter um canal de assuntos focados no Condomínio, para mensagens de interesse de todos e assuntos que estejam dentro do contexto, usar o Whats App como mais um canal de comunicação do Condomínio será uma boa opção.

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