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O controle de correspondências e entregas no Condomínio

As entregas de encomendas e correspondências no Condomínio podem ser motivo de muitas dores de cabeça aos(às) Moradores(as) e Síndicos(as). Principalmente quando se trata de um amplo espaço condominial.

A praticidade e o conforto de comprar pela internet propiciam um cenário atrativo. Atualmente muitas pessoas fazem suas compras online. Mas essa tendência torna-se um desafio para a administração de Condomínios.

Responsabilidade pelas entregas

 

 

A legislação para o assunto esclarece a situação. Segundo a Lei Federal n. 6538/78, os responsáveis pelo edifício, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados, são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação.

Porém a melhor maneira de organizar as entregas de encomendas e correspondências é convocar uma assembleia extraordinária sobre o tema. A partir daí, pode-se definir quais tipos de mercadorias podem ser recebidas pelo Condomínio, tamanho de cada objeto, valor, entre outras características. É uma maneira de não gerar problemas aos porteiros e também ao Condomínio.

Pela grande responsabilidade que é receber correspondências e encomendas de terceiros, muitas vezes o porteiro ou zelador acaba recusando o recebimento. O que não pode ocorrer é que um funcionário do Condomínio recuse o recebimento de uma entrega ou correspondência sem motivos. Em casos em que ocorrem este tipo de situação, e o(a) Morador(a) comprove algum dano, cabe ao Condomínio ressarci-lo(a).

Quando espera alguma mercadoria especial, com peso ou dimensões maiores, por exemplo, os(as) Moradores(as) devem comunicar a entrega à portaria com alguma antecedência. Pois dessa forma, o porteiro estará devidamente preparado para receber tal encomenda.

Extravio de correspondências

 

 

Algo que acontece com alguma frequência nos Condomínios é o extravio de cartas e entregas. Algumas pessoas alegam inclusive que há comprovação de que a encomenda tenha chegado até o Condomínio, mas não ao destinatário.

Nos Condomínios em que não há serviço de portaria, este tipo de transtorno é muito comum. Principalmente por equívocos dos(as) Moradores(as). Uma solução é o(a) Síndico(a) ou zelador ficar responsável pelo recebimento e entrega das correspondências e encomendas.

Já nos locais que contam com porteiros, este tipo de problema pode ser resolvido a partir de um livro de protocolo, onde registra-se todas as encomendas entregues e seus destinatários.

O extravio de correspondências é um fato grave, e para apurar casos assim, muito Condomínios contam com sistemas de câmera. Caso seja provada uma violação de correspondência, o infrator pode ser penalizado com multas ou até 6 meses de detenção.

Organizando as entregas

 

 

A comunicação é o primeiro passo para organizar o recebimento de correspondências e encomendas. Como citamos anteriormente, depois de uma regulamentação aprovada em assembleia, todos os funcionários envolvidos, como porteiros, zeladores, faxineiros e os próprios(as) Moradores(as) precisam conhecer quais são as regras e a responsabilidade de cada um.

Essas regras são essenciais para evitar conflitos. Questões como tamanho máximo permitido, o valor do objeto e o procedimento de cada mercadoria recebida, comprovantes de entrega ao destinatário e outros aspectos devem constar nesta regulamentação.

Armazenamento e prazo para retirada

 

 

Uma boa organização sugere que o Condomínio reserve um espaço apropriado para acomodar todas as entregas que chegam. Por exemplo, um condomínio com 700 Moradores(as) chega a receber 100 entregas por dia.

Além disso, é importante definir um prazo para a retirada dos objetos, evitando problemas de armazenamento e promovendo uma entrega mais eficaz. A existência de um período específico para a retirada é uma atitude que evitará, por exemplo, fazer da guarita um depósito.

Serviços de delivery

 

 

Os profissionais de serviço de delivery poderão entrar no Condomínio se houver a permissão no regulamento interno. Normalmente essa possibilidade não ocorre por questões de segurança. Porém algumas soluções podem ser aplicadas.

Uma delas é exigir um cadastramento prévio dos dados profissionais do entregador. É uma sugestão ideal para o cadastramento de estabelecimentos do entorno do Condomínio.

O porteiro também deve ficar atento ao tempo de permanência do entregador dentro do local. Permitindo que ele esteja ali somente pelo período necessário.

Sempre que chegar o entregador, mesmo que seja permitida a sua entrada, ele deve ser anunciado pelo porteiro ao(à) Morador(a). E o mais indicado é que este profissional não circule sozinho por dentro do Condomínio.

Algumas ideias podem ser ótimas para organizar a sistemática da entrega de correspondências e objetos pelo Condomínio. Nesse momento, a criatividade pode ser uma grande aliada para solucionar o problema.

É uma questão que consiste, principalmente, na busca do equilíbrio entre preservar a comodidade dos(as) Moradores(as) e ao mesmo tempo garantir que não haja falhas na segurança do Condomínio.

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