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10/09/2019

Prestação de contas no Condomínio: Como fazer?

Harmonia no Condomínio é o que todos(as) Moradores(as) querem. Da parte do Síndico, é possível fomentar este ambiente a partir de uma gestão transparente. A transparência pode vir da prestação de contas anual, já que é uma obrigatoriedade, como diz o Art. 1348, VIII, do Código Civil. Todas as movimentações financeiras da administração condominial precisam ser justificadas, e este é um trabalho de responsabilidade do(a) gestor(a).

No artigo que preparamos hoje, você encontrará algumas dicas para elaborar a prestação de contas do Condomínio, promovendo mais segurança e satisfação entre os(as) Moradores(as).

Elaborando a prestação de contas

 

Uma apresentação que traga detalhadamente as movimentações de caixa, com despesas, receita e investimentos, demandará bastante trabalho e organização. Mas a prestação de contas requer mais do que organização. A legislação que regula os Condomínios exige o cumprimento de alguns trâmites legais para a apresentação e aprovação dos relatórios financeiros.

Quando se pensa em fazer a apresentação do orçamento, é preciso saber quais documentos precisam estar junto da prestação. Podemos começar o trabalho pensando na seguinte estrutura:

  • Relatório do Orçamento – Aqui se consulta aquele orçamento proposto lá no início do mandato como Síndico(a) para comparar, das projeções que constam nele, o que foi de fato realizado.
  • Relatório de Receitas – A taxa condominial é a principal e maior fonte de receita do Condomínio. Neste relatório, portanto, deve constar a relação dos(as) Moradores(as) em dia com as contas e aqueles inadimplentes. Para os(as) inadimplentes, há de se acrescentar as multas por atraso no pagamento. Caso o Condomínio tenha algum espaço para alugar, como por exemplo um um Salão de Festas, a soma arrecadada destes aluguéis também deve constar.
  • Relatório de Despesas – Aqui os gastos efetivamente executados deverão ser demonstrados. O que inclui a apresentação de notas fiscais, contratos de prestação de serviço e seguros. As despesas extras, como manutenções, também precisam estar declaradas.

Balancete

 

Este é o documento que apresenta de forma reduzida as contas do Condomínio. Ele trabalha com duas variáveis:

  • Saldo do mês – que é a diferença entre as receitas e despesas do mês vigente.
  • Saldo atual – que é o total que o Condomínio tem em caixa. Um cálculo simples do que havia de receita no mês anterior, somado a receita do mês vigente.

Inadimplência

 

A prestação de contas deve ter um levantamento dos(as) Moradores(as) inadimplentes. Relacionar essas pessoas com atrasos, obviamente sem revelar nomes, é uma maneira de prever o quanto ainda poderá entrar de receita.

Organizando as informações

 

Com os documentos citados anteriormente em mãos, é hora de organizar as informações. Normalmente os Condomínios guardam essa documentação em uma pasta. Ela pode ser tanto física como digital. É somente um arquivo com as movimentações financeiras e documentos do Condomínio durante um determinado período.

Por serem documentos do Condomínio, as informações que constam na pasta devem estar acessíveis a todos(as) os(as) Moradores(as).

Uma maneira de organizar as movimentações financeiras é criar uma planilha. Ela pode ser atualizada mensalmente com as movimentações e também compartilhada com os(as) Moradores(as).

Quando deve ser apresentada a prestação de contas?

 

O(a) Síndico(a) tem a obrigação de apresentar a prestação de contas pelo menos uma vez ao ano, ou quando é solicitado por algum(a) Morador(a). Pelo menos é o que diz Art. 1.348 do Código Civil Brasileiro. Porém alguns juristas entendem que um(a) Morador(a) sozinho(a) não tem legitimidade para tal. Mas independente do que diz a lei ou dizem os(as) especialistas, o(a) Síndico(a) deve sempre fazer uma gestão o mais transparente possível.

Dicas para a prestação de contas

 

  • Prepare-se antes – anote informações importantes e organize de maneira que fiquem acessíveis, caso alguém pergunte. Sanar as dúvidas dos(as) Moradores(as) durante a reunião é muito importante.
  • Distribua um material de apoio – como a apresentação terá muitas informações, nem todo mundo conseguirá lembrar de tudo o que foi dito. Por isso um resumo da apresentação, com os gastos e demais assuntos pode ser entregue aos (às) Moradores(as).
  • Apresentação cativante – Evite textos grandes. Use imagens e gráficos. Faça a comparação das informações de períodos anteriores com o atual.
  • Separe em categorias – divida os valores em categorias. Essas categorias podem ser custos mensais, despesas extraordinárias, orçamentos de obras, inadimplência,etc.
  • Divulgue as informações – Avise todos os(as) Moradores(as) de que o arquivo com as informações estará a disposição em determinado local do Condomínio ou em algum link online.
  • Receba as críticas e sugestões – Caso surjam críticas ou sugestões, receba-as, analise-as e, se realmente fizerem sentido, adote-as. Se não, explique de forma clara e convincente o porquê de não usá-las.

Administrar um Condomínio é uma função que exige muita atenção aos detalhes. A prestação de contas não é uma formalidade, mas sim uma obrigação legal. Além disso, é uma grande oportunidade para transparecer a sua gestão.

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