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PDCA para controlar os gastos no Condomínio

Considerado uma ferramenta certeira na solução de problemas, o ciclo PDCA é uma metodologia de gerenciamento que permite uma melhora contínua na gestão. Costuma ser utilizado dentro de uma estratégia de gestão de erros, focado na causa e não apenas nas consequências de um problema.

A metodologia é capaz de criar um controle mais eficiente, padronizar tarefas, e também aumentar a confiabilidade e a segurança para a tomada de decisões por parte da administração. O PDCA envolve 4 etapas, que são Planejar (plan), Fazer (do), Checar (check) e Agir (act).

Identificada a oportunidade de melhoria, é hora de colocar em curso as medidas para promover a mudança necessária e atingir os resultados desejados com qualidade e eficiência.

Usando o Ciclo PDCA para melhorar a Gestão Financeira do seu Condomínio

Antes de entrar nos 4 passos, vamos criar uma situação hipotética para entender a realidade de um Condomínio. O Síndico de um grande Condomínio se encontra preocupado com os custos altos que as contas fixas e mais algumas extras trazem de despesa. Portanto ele quer encontrar uma maneira de amenizar a situação reduzindo os gastos.

A partir deste cenário, o PDCA é escolhido como o método para analisar a gestão financeira do Condomínio como um todo.

Os custos elevados vinham de diversas partes, entre elas da conta de energia, de reparos no sistema hidráulico e encargos trabalhistas com a rotatividade de funcionários.

Com este panorama montado, e conhecendo a realidade do Condomínio, pode-se dar início ao ciclo PDCA.

1º Etapa – Planejamento

 

 

O ciclo PDCA inicia-se a partir do planejamento. Nessa etapa é que levantamos os problemas que desejamos resolver. No caso deste Condomínio, o principal problema são os custos altos.

No próximo passo é preciso identificar quais são as causas que podem estar criando este problema. Como cada problema pode ter uma série de causas, é importante listar as principais.

Por exemplo:

  1. Iluminação muito cara – Luzes que ficam ligadas em áreas comuns sem necessidade.
  2. Sistema hidráulico com reparos recorrentes – Instalação antiga, que costuma dar problemas inesperados.
  3. Receita baixa – Muitos(as) Moradores(as) com a taxa condominial em atraso.

Aqui o mais importante é entender o que está de fato afetando a realidade do Condomínio, e é justamente através deste levantamento que será possível criar planos de ação necessários para resolver o problema em questão.

2º Etapa – Fazer (Do)

 

Se o levantamento foi feito corretamente, e foram identificadas as causas do seu problema, é hora de começar a trabalhar. E a recomendação é criar um plano de ação para solucionar cada uma das causas encontradas.

Por exemplo, para o problema dos custos de energia elétrica ficou estabelecido que será criada uma campanha de conscientização aos(às) Moradores(as) do acionamento desnecessário de lâmpadas. Além disso, algumas áreas comuns receberão sensores para acenderem somente ao anoitecer.

Já para o problema do sistema hidráulico, foi definida a necessidade de fazer orçamentos para substituir as áreas críticas, evitando gastos a médio e longo prazo.

Para aqueles(as)Moradores(as) inadimplentes a proposta foi de que as dívidas em atraso poderiam ser renegociadas diretamente com a administradora sem juros.

A lógica é basicamente esta. Criar um plano específico para resolver cada uma das situações. Depois é necessário um acompanhamento para verificar se tais ações estão acontecendo ou não.

3º Etapa – Checar (check)

 

Essa é apenas uma etapa de acompanhamento da realização daquilo que foi planejado. Normalmente o que se faz é verificar se ocorreu a conclusão dos planos de ação, qual data isso aconteceu, se saiu conforme o planejado e se ajudou a resolver a causa.

Por exemplo, no caso da energia elétrica, a campanha de conscientização foi iniciada, mas a implantação dos sensores não ocorreu, ou seja, os custos não reduziram como o esperado.

4º Etapa – Do (Ação)

 

Este é o momento de avaliar se o processo de melhoria foi positivo ou não. Uma maneira de fazer isso, é criando uma meta clara. Por exemplo, reduzir os custos do Condomínio em R$5.000. Esse objetivo irá mostrar se foi possível chegar ao resultado desejado ou não.
Imaginemos os custos:

  1. Redução do uso de energia: R$ 1.500 de economia
  2. Instalação de novos componentes na rede hidráulica: R$2.000 de economia em reparos não realizados.
  3. Negociação de dívidas em atraso – R$1.200 de receita

Foi atingida uma economia de R$4.700. O plano previa a economia de R$5.000, mas permaneceu uma diferença de R$300. Portanto o problema não foi solucionado.

Para ter mais informações sobre todo o processo, é importante entender onde está o erro. E com essas informações em mãos, já é possível recomeçar o ciclo PDCA.

Neste recomeço haverão dois caminhos que poderão ser seguidos. Um é transformar os planos que deram certo em processos que serão usados no dia a dia no Condomínio, e o outro é buscar novas formas para resolver os problemas não solucionados.

Recomeçar é passar por todas as etapas do método PDCA novamente. Porém retirando aqueles problemas que foram resolvidos e mantendo os que ainda esperam uma solução. Nesse recomeço é válido analisar o panorama completo novamente. Pois sempre existe a possibilidade de surgirem novos problemas pelo caminho.

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